Grundlagen des Zeitmanagements
Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit. Hierzu können Sie eine Mindmap anlegen. Hier ist das zentrale Thema „Zeit“. Der Begriff wird in der Mitte platziert. Dann setzen Sie Ihre Schlüsselwörter um das zentrale Thema. Das könnten z. B. die folgenden sein: Praktika, Prüfungen, Forschungseinheiten, Lernzeiten. Diese wiederum sind der Ausgangspunkt für weitere Verästelungen in Ihrer Mindmap. Wer zu jeder Aktivität die Zeit notiert, welche er wirklich benötigt (realistisch planen), merkt schnell, wo die Zeit bleibt.
Ziele formulieren Zeitpläne sinnvoll erstellen
Jeder, der sein eigenes Zeitmanagement verbessern möchte, sollte seine Ziele schriftlich notieren. Denn nur, wer seine Ziele kennt, wird auch den Weg dorthin finden. Wichtig dabei ist, dass die Ziele realistisch, durchführbar und erstrebenswert sowie in dem definierten Zeitrahmen zu erledigen sind. Das gelingt einfach bei sogenannten „Tageszielen“. Schwieriger und weitaus komplexer ist die Planung bei langfristigen Aufgaben. Teilen Sie größere Projekte in „Teilprojekte“ auf. Für jedes von den „Teilprojekten“ gibt es eine eigene feste Zeitschiene, die eingehalten werden muss. Hier gilt: Jeder große Erfolg ist die Summe mehrerer Teilerfolge! Um Ihre Ziele wirklich zu erreichen, müssen Sie diese schriftlich fixieren. Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, werden meist schnell verworfen. Kalkulieren Sie Ihre Zeitpläne nie zu eng, bauen Sie Puffer ein, da es meist zu unerwarteten Störungen im Zeitablauf kommt. Planen Sie 50 % der Zeit für das Projekt ein und 50 % für unvorhersehbare Zwischenfälle.
Das Pareto-Prinzip Statistische Hilfe beim Zeitmanagement
Das Prinzip beschreibt das statistische Phänomen, dass lediglich 20 % des Arbeitseinsatzes 80 % des Ergebnisses bringen, die restlichen 20 % des Ergebnisses brauchen aber 80 % des gesamten Aufwands. Wer es nun schafft, die wichtigen 20 % zu identifizieren und diese zukünftig vorrangig und mit voller Konzentration zu erledigen, wird auf Dauer erfolgreicher sein. Dazu müssen Sie Ihre Prioritäten richtig setzen. Ist eine Aufgabe wichtig oder dringend? Dann sollten Sie sie sofort erledigen. Viele Studis leiden darunter, dass sie ihre Aufgaben nicht optimal nach Prioritäten ordnen, sich in Details verzetteln und dann letztlich ein Zeitproblem bekommen.
Die A-L-P-E-N-Technik Zeitmanagement-Methode
Dies ist eine Methode, für die Sie in der Regel nicht mehr als 8-10 Minuten am Tag benötigen, um Ihre Zeit effektiv auszugestalten und eine vorbildliche To-do-Liste anzulegen:
- Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
- Länge der Aktivitäten schätzen
- Pufferzeit reservieren
- Entscheidungen treffen: Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten
- Nachkontrolle
Vor allem die stetige Nachkontrolle ist wichtig. Wer abends seinen Tagesplan überprüft, sieht genau, was funktioniert hat und was nicht. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen. Geschieht das mehrfach, ist das lästig. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder setzen Sie den Aufgabenpunkt in die Tat um, dann ist er erledigt. Oder er ist so unwichtig, dass er endgültig gestrichen wird und dann hat er sich von selbst erledigt. Zeit für das eigene Zeitmanagement lohnt sich also in jedem Fall.
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